[Cập nhật 2025] Tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc

Việc xác định tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc không chỉ giúp tối ưu không gian mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, sự thoải mái và sức khỏe của nhân viên. Một văn phòng được thiết kế hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả vận hành, đồng thời tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Toà nhà The West – Không gian làm việc chuẩn diện tích, chuẩn đẳng cấp giữa trung tâm quận Cầu Giấy

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc chung

Ở Việt Nam, các tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng thường được chia thành 3 mức chính, áp dụng linh hoạt tùy theo ngân sách và đặc thù công việc của mỗi doanh nghiệp.

Mức tiết kiệm (3 – 4 m2/người)

Mức diện tích này phù hợp với những doanh nghiệp có ngân sách hạn chế hoặc nhu cầu sử dụng ngắn hạn. Với diện tích 3 – 4 m2/người, không gian làm việc chủ yếu được bố trí theo kiểu mở, tập trung vào các vị trí sử dụng máy tính, không yêu cầu riêng tư hay phân chia khu vực.

Mức tiết kiệm tuy nhỏ nhưng vẫn có thể đảm bảo nhu cầu vận hành cơ bản

Mức trung bình và vừa (5 – 6 m2/người)

Đây là mức tiêu chuẩn phổ biến và được đa số doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn. Với diện tích khoảng 5–6 m²/người, không gian làm việc đạt được sự cân bằng giữa chi phí và tiện nghi. Nhân viên có đủ không gian để làm việc thoải mái, không bị gò bó, đồng thời vẫn giữ được hiệu quả sử dụng mặt bằng.

Mức tiêu chuẩn (7 – 10 m2/người)

Diện tích ở mức 7 – 10 m²/người thường được áp dụng trong các văn phòng hạng A hoặc doanh nghiệp chú trọng đầu tư vào không gian làm việc. Với mức diện tích này, mỗi nhân viên có không gian cá nhân rộng rãi, dễ dàng bố trí thêm các tiện ích như tủ cá nhân, kệ tài liệu, cây xanh mini,… Đồng thời, không gian cũng thuận lợi cho việc di chuyển linh hoạt, trao đổi nhóm hoặc tổ chức các hoạt động nội bộ tại chỗ.

Mô hình không gian rộng rãi, khuyến khích sáng tạo và tương tác giữa các nhân viên (Hình ảnh: Văn phòng The West)

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo vị trí nhân viên

Bên cạnh các tiêu chuẩn diện tích chung, nhiều doanh nghiệp còn phân bổ không gian làm việc dựa trên vai trò cụ thể và đặc thù công việc của từng nhóm nhân sự, giúp tối ưu hóa diện tích, nâng cao hiệu quả và sự linh hoạt trong văn phòng.

Nhân viên có vị trí cố định

Nhóm này bao gồm những nhân viên làm việc tại bàn riêng cố định trong thời gian dài, trung bình từ 6 đến 8 giờ mỗi ngày. Họ cần không gian đủ để bố trí bàn làm việc, máy tính cá nhân, ghế ngồi và tủ đựng hồ sơ, tài liệu.

Tiêu chuẩn diện tích phổ biến cho đối tượng này dao động trong khoảng 4 – 5 m²/người, đảm bảo vừa đủ cho công việc thường nhật. Tuy nhiên, diện tích có thể tăng lên mức 7 – 10 m²/người với các công việc đòi hỏi sự yên tĩnh hoặc sáng tạo cao.

Không gian riêng biệt cho nhân viên làm việc toàn thời gian, đảm bảo sự tập trung và tiện nghi cá nhân

Nhân viên vị trí linh hoạt

Đây là nhóm nhân viên chỉ sử dụng chỗ ngồi khoảng 40% thời gian trong ngày và thường xuyên di chuyển để họp, gặp khách hàng hay làm việc tại hiện trường. Tiêu chuẩn diện tích cho nhóm này thường tối đa 3 m²/người, chủ yếu tập trung vào tính linh động và tính mở của không gian.

Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định

Đây là nhóm nhân sự làm việc chủ yếu ngoài hiện trường như kỹ thuật viên, chăm sóc khách hàng và chỉ quay lại văn phòng để trao đổi nhanh hoặc họp nhóm. Với nhóm này, diện tích cần thiết rất nhỏ, thường không quá 1.5m²/người và tập trung vào khu vực làm việc linh hoạt, không cố định.

Thiết kế mở, tận dụng không gian chung cho nhân viên làm việc ngắn hạn tại văn phòng

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo chức năng

Ngoài không gian làm việc cá nhân, mỗi văn phòng đều cần được thiết kế với các khu vực chức năng khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu vận hành, quản lý và giao tiếp nội bộ.

Tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc lãnh đạo

Phòng lãnh đạo cần đủ rộng để thể hiện vị thế và phục vụ tiếp khách, họp riêng. Đối với trưởng phòng hoặc quản lý cấp trung, diện tích phòng làm việc dao động trong khoảng 10 – 19 m²/người. Đối với giám đốc, CEO hoặc tổng giám đốc, không gian có thể lên đến 30m² hoặc hơn, tùy vào nhu cầu sử dụng và gu thẩm mỹ của từng doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn diện tích phòng họp

Phòng họp cần được thiết kế linh hoạt theo số lượng người sử dụng và tính chất cuộc họp. Diện tích tiêu chuẩn dao động từ 1.5 – 2m² cho mỗi người. Phòng họp nhỏ thường rộng khoảng 8 – 12m², còn phòng họp lớn phục vụ trên 15 người có thể cần tới 40m², bao gồm cả không gian cho thiết bị trình chiếu.

Diện tích phòng họp linh hoạt theo quy mô cuộc họp, đảm bảo thoải mái và hiệu quả trao đổi

Các khu vực chức năng khác (Không bắt buộc)

Một số khu vực chức năng khác có thể được bổ sung để tạo ra môi trường làm việc tiện nghi, thân thiện và hỗ trợ hiệu quả cho nhân viên:

• Khu vực pantry/bếp: 5 – 15m2 tùy quy mô.
• Khu vực tiếp tân/chờ: Tùy theo lượng khách.
• Phòng server/kho: Tùy theo nhu cầu lưu trữ.

Khu pantry, lễ tân hay khu thư giãn góp phần hoàn thiện môi trường làm việc toàn diện

Các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu chuẩn diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng không chỉ phụ thuộc vào số lượng nhân viên, mà còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau liên quan đến tính chất hoạt động, định hướng và ngân sách của doanh nghiệp. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần xem xét:

• Đặc thù ngành nghề: Doanh nghiệp trong lĩnh vực thiết kế, sáng tạo, kiến trúc thường cần không gian rộng để trưng bày sản phẩm, di chuyển và làm việc theo nhóm. Ngược lại, các ngành công nghệ, IT có thể tối ưu diện tích do đặc thù công việc tập trung và sử dụng máy tính.
• Văn hóa doanh nghiệp: Mô hình văn phòng mở giúp giảm diện tích trung bình trên đầu người, trong khi văn phòng truyền thống với nhiều phòng riêng lại yêu cầu không gian rộng hơn cho từng cá nhân.
• Ngân sách: Yếu tố tài chính ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn diện tích thuê, trang bị nội thất và thiết kế tổng thể. Với ngân sách hạn chế, doanh nghiệp cần tối ưu không gian để vẫn đảm bảo hiệu quả.
• Loại hình nội thất: Kích thước bàn làm việc, tủ tài liệu, thiết bị văn phòng sẽ chi phối đáng kể đến không gian cần thiết cho mỗi nhân sự và khu vực chung.
• Hệ thống thông gió và ánh sáng: Thiết kế văn phòng cần đảm bảo đủ ánh sáng tự nhiên và hệ thống thông gió hợp lý để tạo cảm giác thông thoáng, đặc biệt quan trọng trong những không gian nhỏ.

Thiết kế văn phòng chịu ảnh hưởng từ ngành nghề, văn hóa nội bộ và loại hình làm việc

Lợi ích của việc tuân thủ tiêu chuẩn diện tích văn phòng

Tuân thủ đúng tiêu chuẩn diện tích văn phòng không chỉ mang lại sự thoải mái cho nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và vận hành hiệu quả hơn.

• Tăng năng suất và hiệu quả làm việc: Một không gian làm việc thoải mái giúp nhân viên dễ tập trung, giảm cảm giác căng thẳng và nâng cao hiệu quả xử lý công việc hằng ngày.
• Nâng cao sức khỏe và tinh thần nhân viên: Văn phòng được thiết kế hợp lý sẽ hạn chế tình trạng mệt mỏi, ngột ngạt, từ đó cải thiện sự hài lòng, giữ chân nhân sự và nâng cao tinh thần làm việc tích cực.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Việc tính toán diện tích giúp tránh lãng phí không gian không cần thiết hoặc phải tốn kém cho việc mở rộng, cải tạo trong tương lai.
• Tăng tính chuyên nghiệp và hình ảnh doanh nghiệp: Một văn phòng được bố trí khoa học, hợp lý về diện tích sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu.
• Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô: Khi diện tích được thiết kế đúng chuẩn, doanh nghiệp sẽ linh hoạt hơn trong việc tái cấu trúc không gian khi thay đổi quy mô, đảm bảo vận hành không bị gián đoạn.

Không gian hợp lý giúp nhân viên làm việc hiệu quả và giảm áp lực về thể chất, tinh thần

Tiêu chí xây dựng tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng

1 – Nhu cầu sử dụng thực tế: Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng nhân sự hiện tại và dự kiến, loại hình công việc (cố định, linh hoạt), cũng như chức năng từng khu vực. Việc tính toán hợp lý giúp bố trí không gian hiệu quả và phù hợp với đặc thù tổ chức.

2 – Tiêu chuẩn thiết kế và quy định pháp lý: Ngoài các tiêu chuẩn phổ biến về diện tích văn phòng, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật về phòng cháy chữa cháy, thông gió, ánh sáng và an toàn lao động. Điều này đảm bảo môi trường làm việc hợp pháp và an toàn.

Không gian văn phòng cần tuân thủ quy định pháp lý để đảm bảo an toàn và hợp pháp khi vận hành

3 – Hiệu quả sử dụng và tối ưu chi phí: Thiết kế không gian cần cân nhắc giữa chi phí đầu tư ban đầu và khả năng vận hành lâu dài. Văn phòng nên được sử dụng tối ưu, tránh lãng phí diện tích hoặc phát sinh chi phí khi phải điều chỉnh, mở rộng.

4 – Môi trường làm việc thoải mái: Không gian cần có lối đi rộng, ánh sáng tự nhiên và thông gió tốt. Đồng thời, thiết kế văn phòng cũng nên phản ánh thẩm mỹ và giá trị thương hiệu, tạo cảm giác dễ chịu cho nhân viên khi làm việc hàng ngày.

Môi trường làm việc thoáng đãng và yên tĩnh giúp nhân viên duy trì năng lượng tích cực suốt ngày làm việc

Áp dụng đúng tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc không chỉ là bài toán tối ưu không gian mà còn là chiến lược dài hạn để nâng cao hiệu quả vận hành, giữ chân nhân sự và khẳng định hình ảnh doanh nghiệp. Tùy vào quy mô, mô hình tổ chức và ngân sách, mỗi công ty nên có một thiết kế diện tích riêng phù hợp, khoa học và linh hoạt.

Nếu bạn đang tìm kiếm một tòa nhà văn phòng hạng A có thiết kế tối ưu theo tiêu chuẩn diện tích mới nhất, The West chính là lựa chọn lý tưởng. Liên hệ ngay để được tư vấn và trải nghiệm văn phòng thực tế tại The West.

• Hotline: 0969 375 568
• Website: https://thewest.vn/
• Facebook: https://www.facebook.com/TheWest.265caugiay
• Địa chỉ: 265 Cầu Giấy, P. Cầu Giấy, Hà Nội